Как оптимизировать затраты

09.10.2012

Аутсорсинг транспортных функций — эффективный инструмент управления затратами

С развитием каналов сбыта и увеличением производства многие предприятия сталкиваются с необходимостью построения эффективной транспортно-логистической цепи для обеспечения нужд производства, сотрудников предприятия и повышения эффективности бизнеса.

Большинство современных российских предприятий чаще всего выбирают следующие модели обеспечения транспортными ресурсами:

Табл. 1 Популярные на российском рынке источники обеспечения транспортными ресурсами (по типам ТС и способам приобретения)

Вид ТС

Цель Использования

Собственными силами

Аутсорсинг

Персонал

Строительная / Производственная техника

Производство

финансовый лизинг

Аренда ТС

В штате предприятия

Грузовой транспорт

Доставка товаров

-

использование услуг перевозки грузов

-

Легковой транспорт

company car (элемент компенсационного пакета)

финансовый лизинг / приобретение в собственность

-

-

Легковой транспорт

курьерская работа

финансовый лизинг / приобретение в собственность

-

В штате предприятия

Легковой транспорт

поездки руководителя / топ-менеджера

финансовый лизинг / приобретение в собственность

-

В штате предприятия

Легковой транспорт

поездки сотрудников компании

финансовый лизинг / приобретение в собственность

-

В штате предприятия

Наиболее часто сегодня компании используют аутсорсинг крупномерного транспорта. Такое решение обосновывается экономической целесообразностью и передачей ответственности компании-подрядчику. А к использованию легкового транспорта большинство компаний подходит традиционно, самостоятельно управляя транспортной функцией. Среди основных причин отказа от аутсорсинга парков и услуг по управлению ими руководители компаний, приобретающих крупные парки легковых автомобилей от 500 единиц и набирающих в штат водителей, называют следующие:

- «аутсорсинг для нас - это дорого»;

- «нет нормальных поставщиков услуг аутсорсинга по управлению парком»;

- «у нас и так все хорошо»;

- «это политика нашей компании – все реализовывать самостоятельно»;

- «наши сотрудники так привыкли».

Опыт показывает, что приобретение автомобильного транспорта в собственность компании увеличивает затратную составляющую, транспорт часто используется с недостаточной загрузкой, что влияет на экономическую эффективность предприятия в целом. Чтобы это понять, необходимо определить цели формирования парка, проанализировать и оценить реальные затраты на его организацию и эксплуатацию и выбрать оптимальную модель использования ресурсов.

Механизм оценки затрат предприятия на реализацию транспортных функций

Качественное выполнение транспортных функций требует вовлечения большого количества сотрудников предприятия – как непосредственно ответственных за транспорт, так и из сопряженных департаментов.

Для того, чтобы было проще ориентироваться, рассмотрим среднюю торгово-производственную компанию, для которой транспортная функция не является источником дохода, с учетом следующих условий:

Суммарный парк компании – 500 единиц, приобретаемых в собственность. Автомобили эксплуатируются в компании 4 года, и в год пробег составляет 30 000 километров. Основная часть автомобилей передана сотрудникам (company car), 20 автомобилей закреплены за топ-менеджерами компании и управляются водителями. Для всех автомобилей компания компенсирует топливо и затраты на ремонт, автошины, страхование и техническое обслуживание. Для автомобилей топ-менеджеров так же компенсируются парковочные расходы и мойка автомобилей. Водители работают в пределах законодательной нормы выработки. Весь учет ведется в соответствии с требованиями законодательства (оформляются путевые листы, осуществляется ежедневный выпуск на линию водителей с предрейсовыми осмотрами).

Разбираемся в трудозатратах

Задачи, функции и выполняемые сотрудниками различных департаментов виды деятельности транспортного подразделения приведены в табл. 2.

Табл. 2. Задачи и функции транспортного обеспечения:

Задачи

Транспортный департамент

Административный департамент

Финансовый департамент

Бухгалтерская служба

Кадровая служба

Прочие департаменты

Аналитика, планирование и бюджетирование

АНАЛИЗ СТОИМОСТИ ВЛАДЕНИЯ ПАРКОМ

Аудит текущего парка и затрат на его эксплуатацию, расчет эффективности использования парка

Сбор потребностей

Подготовка данных по затратам

Сбор потребностей сотрудников компании

КОНТРОЛЬ ЦЕЛЕВОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПАРКА

Взаимодействие с сотрудниками компании, анализ способов использования

Дает комментарии транспортному департаменту при необходимости

Взаимодействие по вопросам использования парка

ФОРМИРОВАНИЕ БЮДЖЕТОВ И КОНТРОЛЬ ИХ ИСПОЛНЕНИЯ

Формирование бюджетов на приобретение, обслуживание, прочие затраты, регулярный контроль их исполнения

Направляет заявки

Контроль исполнения бюджетов, аудит, согласование

Направляет заявки на что-либо

Формирование парка

ФОРМИРОВАНИЕ КОРПОРАТИВНОГО ПАРКА (И ВЫВОД)

Анализ моделей на рынке, анализ потребностей сотрудников, формирование плана покупки, тендер на поставку авто, организация продажи авто

Участие в формировании парка в соответствии с транспортными политиками компании

Ведение бухг.учета

Участие в формировании парка в соответствии с транспортными политиками компании

СТРАХОВАНИЕ КОРПОРАТИВНОГО ПАРКА

Проведение тендера, выбор страхового тарифа

-

Оформление страховых полисов

Ведение бухг.учета

Ознакомление сотрудников с условиями страхования, подписание внутренней документации

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ГОС.ОРГАНАМИ (ГИБДД, ВК ...)

Доставка автомобиля в органы ГИБДД, оформление документов, платежей

-

-

Ведение бухг.учета

-

-

Обслуживание, ремонт, топливо, ДТП

ОРГАНИЗАЦИЯ МОЙКИ И ПАРКОВКИ АВТОМОБИЛЕЙ

Работа с поставщиками, обработка отчетов от водителей

организационные вопросы

Разработка процедур учета (финансовый)

Ведение бухг.учета

-

Ведение отчетности

ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАСХОДНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ

Работа с поставщиками

организационные вопросы

Разработка процедур учета (финансовый)

Ведение бухг.учета

-

Ведение отчетности

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ТОПЛИВОМ

Работа с поставщиками, обработка отчетов от водителей

организационные вопросы

Разработка процедур учета (финансовый)

Ведение бухг.учета

Ознакомление сотрудников с нормами, подписание внутренней документации, заказ карт в транспортный деп-т

Ведение отчетности

НОРМИРОВАНИЕ И УЧЕТ ГСМ

расчет норм, разработка политик

организационные вопросы

Разработка процедур учета (финансовый)

Ведение бухг.учета

Ознакомление сотрудников с нормами, подписание внутренней документации, заказ карт в транспортный деп-т

Ведение отчетности

УЧЕТ ПРОБЕГОВ

сбор информации от сотрудников, внесение в отчет

организационные вопросы

Разработка процедур учета (финансовый)

Ведение бухг.учета

-

Ведение отчетности

УЧЕТ ДТП

ведение отчетности по ДТП

-

-

Ведение бухг.учета

-

-

УРЕГУЛИРОВАНИЕ СТРАХОВЫХ СЛУЧАЕВ

взаимодействие с страховыми компаниями, сбор документов по ДТП

-

-

Ведение бухг.учета

-

Доставка автомобилей на ремонт \ возврат с ремонта

ОБСЛУЖИВАНИЕ И РЕМОНТ КОРПОРАТИВНОГО ПАРКА

оформление заявок на техническое обслуживание и ремонт, сбор и анализ заказ-нарядов

-

-

Ведение бухг.учета

-

Доставка автомобилей на ремонт \ возврат с ремонта

КОНТРОЛЬ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ПАРКА

регулярное обследование автомобилей (тех.состояния)

-

-

Ведение бухг.учета

-

-

Водители и безопасность

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПУСКА НА ЛИНИЮ

обеспечение предрейсовых осмотров а/м, оформление путевых листов

-

-

-

-

-

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРЕДРЕЙСОВЫХ МЕДИЦИНСКИХ ОСМОТРОВ

обеспечение предрейсовых осмотров мед. работником

-

-

-

-

-

УПРАВЛЕНИЕ МАРШРУТАМИ

Координация работы водителей

Координация работы водителей

-

-

-

36,0

УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ВОДИТЕЛЕЙ

учет отработанного времени, планирование, составление графиков

-

-

Ведение бухучета

Ведение кадрового учета

18,0

КОНТРОЛЬ ПЕРЕРАБОТОК ВОДИТЕЛЬСКОГО СОСТАВА

ежедневный контроль за переработками, отчетность

-

-

Ведение бухучета

Ведение кадрового учета

взаимодействие менеджеров с водителями, контроль работы

ПРОВЕДЕНИЕ ИНСТРУКТАЖЕЙ ПО БДД

сезонный инструктаж по БДД для всех сотрудников компании

-

-

-

-

обучение по БДД

ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ НА ДОРОГЕ

предрейсовый инструктаж по БДД для всех сотрудников компании

-

-

-

-

обучение по БДД

ВЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ (ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ, ЖУРНАЛЫ, ...)

ведение документации: путевые листы, журналы БДД, контракты, пр.

Отчеты по маршрутам

Аудит отчетности

-

-

ознакомление с документами

НАЙМ ВОДИТЕЛЬСКОГО СОСТАВА

Формирование требований к кандидатам, проведение собеседований, тестирование навыков БДД

-

-

Ведение бухучета

Ведение кадрового учета

-

ПРОВЕДЕНИЕ АТТЕСТАЦИИ ВОДИТЕЛЬСКОГО СОСТАВА

регулярная аттестация на знание БДД, навыки управления

-

-

-

Ведение кадрового учета

-

Выполнение приведенных в табл. 2 функций приводит к трудозатратам, которые можно достаточно точно определить (табл. 3).

Табл. 3. Трудозатраты подразделений компании на реализацию функций транспортного обеспечения (в часах в год)

Функции

Транспорт

Администра-ция

Финансы

Бухгалтерия

Персонал

Прочее

Итого

Планирование

77

3

22

20

4

5

131

Формирование парка

772

6

17

23

3

27

848

Обслуживание парка

2622

3

20

2476

47

6693

11861

Водители и безопасность

8 463*

(+40 320**)

3111

35

2823

1983

587

17002

Прочая деятельность

214

25

25

38

18

386

706

Итого:

12148

3148

119

5380

2055

7698

30 548*

(+40 320**)

*административный персонал

**плюс выработка водительского состава при нормальном учете рабочего времени и отсутствии переработок

Суммарные затраты компании на транспортное обеспечение и их структура приведена в табл.4.

Затраты транспортного подразделения (табл.4)

Статьи затрат

Технология оценки: ставка

Технология оценки: количество

Ставка за ед.

Количество

Затраты (тыс.руб.)

Затраты, %

ФОТ (гросс + налоги) - административный персонал

для оценки использована усредненная ставка по данным hh.ru по вовлеченным должностям, с учетом полных ставок налогообложения (включая ЕСН и НДФЛ)

метод наблюдения / самооценки фактических трудозатрат на выполнение функций

410,74

30548

12 547 194,74

10%

ФОТ (гросс + налоги) - водительский состав

для оценки использована усредненная ставка по данным hh.ru по вовлеченным должностям, с учетом полных ставок налогообложения (включая ЕСН и НДФЛ)

норма выработки 168 часов в месяц для 20 человек

340,74

40320

13 738 530,96

11%

Приобретение парка

Стоимость финансирования на аванс покупки 10,5% от стоимости парка + чистая стоимость приобретения автопарка - возвратная стоимость (продажа автомобилей после выхода из эксплуатации) и деленная на период эксплуатации (4 года) + обязательные регистрационные платежи

общее количество автомобилей - 500, из них 5 единиц с розничной стоимостью 1 800 тыс., 15 единиц - 1 000 тыс., 150 единиц - 600 тыс., 330 единиц - 450 тыс.

25 442 055,08

1

25 442 055,08

21%

Страхование парка

Осаго = 4500р., Каско = 7% в год, ГО = 1500, НС = 4800 р.

Страхование по рискам ОСАГО, расширение гражданской ответственности, от несчастных случаев и риски АвтоКАСКО для всего парка

20 972 033,90

1

20 972 033,90

17%

Ремонт и обслуживание

% ремонта рассчитан на основании модели распределения затрат ГК "Райден"; мойка - 750 рублей, парковка - 150 рублей в смену

% ремонтов - 6,5% в год от стоимости приобретения автомобилей, мойка для 20 автомобилей 2 раза в неделю, парковка для 20 автомобилей ежеесячно

2 876 076,27

1

2 876 076,27

2%

Топливо

25,42 рубля без учета НДС за 1 литр

Определено для расхода 11 литров на 100 км пробега и среднегодового пробега в 25 000 км, на весь парк

25,42

1375000

34 957 627,12

29%

Прочие

по ставкам поставщиков и % от затрат

оплата парковок, оплата услуг банка, оплата услуг связи, прочие накладные расходы

9 482 311,80

1

9 482 311,80

8%

Итого на транспорт:





120 015 829,88

100%

Для оценки ФОТ использованы среднерыночные показатели (по данным HH.RU). Затраты на приобретение парка оценивались как разница между стоимостью покупки и продажи, с учетом банковского процента на финансирование покупки. Страхование включает в себя риски ОСАГО, ГО, КАСКО и страхование пассажирских мест. В статье ремонт и обслуживание учтены все расходы на плановые и неплановые ремонты, шиномонтаж, а так же затраты, связанные с регистрационными действиями, мойкой и уборкой автотранспорта.

Начинаем экономить

Большинство компаний много внимания уделяет решению административных вопросов в отношении парка, практически не занимаясь анализом его использования. При выборе аутсорсинга необходимо в первую очередь провести анализ целей использования парка и того, как реально он используется. При этом под целями использования мы понимаем назначение автомобилей / экипажей, задачи которые они выполняют – а под анализом использования – их КПД: % загрузки (количество отработанного времени водителями, количество дней использования автомобилей – к общему количеству часов / дней), стоимость фактический эксплуатации (например, затраты на 1 час использования автомобиля). Первым шагом необходимого исследования является аудит коэффициента загрузки парка и водительского состава: анализируются маршруты, количество реально отработанных часов водителями, пробеги и время простоя автомобилей. На основании проведенного анализа принимается решение об оптимизации отдельных участков, например:

- замена водителей на услуги такси;

- отказ от корпоративных автомобилей и замена их дополнительной денежной компенсацией сотрудникам;

- передача парка на полный аутсорсинг.

Альтернативный вариант самостоятельной организации деятельности подразделений компании — передача на аутсорсинг некоторых функций. Так, аутсорсинг бухгалтерских услуг, позволяет достигнуть существенной экономии — оптимизировать работу с документами и высвободить время бухгалтеров (или сократить штат бухгалтеров). При передаче на аутсорсинг закупки автомобилей, можно сократить затраты на приобретение, получая экономию на скидках. Аутсорсинговая компания агрегирует большее количество услуг в отношении парка, чем любая иная компания: это и приобретение автомобилей, и их ремонт и обслуживание, и страхование, и шиномонтаж, и поставка расходных материалов. Аутсорсинговый провайдер, формируя стоимость своих услуг для клиента, учитывает полученные у поставщиков скидки. Как следствие – экономия от передачи на аутсорсирнг позволяет полностью покрыть затраты на услуги аутсорсингового партнера.

Как можно изменить технологию использования парка?

Рассмотрим возможные варианты переходов к альтернативным технологиям организации транспортных функций (табл. 5).

Таблица 5. Модели перехода к аутсорсингу транспортных функций

Переход от

Переход от _ к _

Когда может быть эффективно?

Преимущества

Недостатки

От приобретения автомобилей в собственность

К финансовому лизингу

Высокая стоимость приобретения ТС

Экономия за счет налогов

Уменьшение размера единовременно отвлекаемых из производства средств

Необходимость самостоятельно организовывать ремонт, обслуживание, страхование ТС

К операционному лизингу

Высокие затраты на организацию обслуживания ТС

Экономия за счет налогов, косвенных затрат на организацию обслуживания

Отсутствие авансового платежа

Упрощение документооборота

Может быть неэффективен для компаний с иностранным капиталом

К отказу от собственного парка

Низкий КПД (ТС простаивают большую часть времени)

Существенное сокращение затрат – как прямых, так и косвенных

Сопротивление изменениям со стороны персонала компании

От собственного водительского состава

К выводу персонала за штат в кадровом агентстве

Высокие затраты на администрирование персонала, сложность найма

Экономия косвенных затрат на кадровое администрирование и расчет заработной платы

У компании сохраняются риски нарушения законодательства в части ОЗОТОС и БДД

К выводу персонала за штат в аутсорсинговой транспортной компании

Высокие затраты на администрирование персонала, сложность найма

Экономия затрат на администрирование

Передача рисков и ответственности провайдеру

Возможность получения дополнительных услуг (топливо, ремонт, обслуживание ТС)

Блок администрирования ТС остается у компании

К отказу от водительского состава / сокращению водительского состава

Низкий КПД (водители сидят без дела большую часть времени)

Существенное сокращение затрат – как прямых, так и косвенных

Сопротивление изменениям со стороны персонала компании

От автомобилей в собственности с водителями в штате

К аренде ТС с экипажем (полному транспортному аутсорсингу)

Водители и автомобили закреплены за топ-менеджерами и работают в режиме «персональный водитель»

Высокие риски в части ОЗОТОС и БДД

Высокие косвенные затраты на администрирование

Существенное сокращение косвенных затрат

Передача рисков и ответственности провайдеру

Упрощение документооборота

Существенных недостатков нет

К услугам компаний - такси

Низкий КПД (водители сидят без дела большую часть времени)

Существенное сокращение прямых и косвенных затрат

Передача рисков и ответственности провайдеру

Упрощение документооборота

Сопротивление изменениям со стороны персонала компании

Приведем пример перехода к альтернативным технологиям организации транспортных функций на примере крупной западной компании. Особенностью таких компаний в России является, в том числе, большое количество экспатов.

Практический опыт одной западной компании

Перед административным менеджером организации была поставлена задача сокращения транспортных расходов. Процесс оптимизации начинался с работы экипажей, обслуживавших компанию. Перед началом проекта (2008-2009 гг.) в компании работало 17 водителей. Четверо из них – персональные водители топ-менеджеров, остальные 13 водителей были закреплены за различными департаментами. Управление деятельностью водителей осуществляли менеджеры и сотрудники департаментов.

Администратор логично разделил задачу на две соответствующие части: оптимизация работы водителей, закрепленных за департаментами и оптимизация работы персональных водителей.

Как оптимизировали работу водителей департаментов

Было решено сделать управление офисными водителями централизованным, передав функции координации водителей от департаментов к одному выделенному сотруднику. Централизация позволила вести точный учет поездок и простоев, распределять поездки между водителями. Появились показатели загрузки водительского состава. Анализ загрузки водителей показал неутешительные результаты: КПД оказался от 5 до 35%. Иными словами, более 2/3 рабочего времени 13 водителей сидели без дела. Дополнительно были проанализированы все статьи затрат по участку: автомобили и их обслуживание, расходные материалы, администрирование.

Следующим шагом после анализа затрат стал поиск альтернативы.

Выбор стоял между (1 решение) заменой собственного транспорта на аутсорсинг автомобилей с водителем на постоянной основе с сохранением прежнего режима обслуживания или (2 решение) на использование курьерской службы для доставки документов и услуг такси для поездок сотрудников.

Табл. 6. Сравнительный анализ решений


Достигаемая экономия

Источник экономии

Решение 1

14%

Компенсационные пакеты водителей

Решение 2

86%

Изменение технологии обслуживания

Как и следует из таблицы 6, максимальная экономия достигалась за счет отказа от водителей и переход к курьерскому и такси обслуживанию, этот вариант и был выбран.

Как оптимизировали работу персональных водителей

Говоря о персональных водителей, следовало учесть такие факторы, как высокая потребность экспатов в обслуживании водителями; высокие риски в связи с переработкой водителей; сложно прогнозируемый рабочий график экспатов (командировки, приезды гостей, личные поездки). Компанией были рассмотрены варианты полного транспортного аутсорсинга, переход к такси и передача на аутсорсинг только водительского состава с сохранением участка автомобилей и их обслуживания на стороне Компании. Для принятия решения была проведена оценка каждого варианта по трем значимым критериям. Оптимальным стала передача водительского состава на аутсорсинг транспортной компании, которая обеспечила как работу основного водительского состава, так и обеспечение подменными водителями для покрытия переработок.

Табл.7 Обоснование выбора модели обслуживания топ-менеджеров

Критерии

Вариант модели

Водители в штате + собственный автопарк

Аренда а/м с водителем

Аутсорсинг водителей + автопарк в собственности

Удобство ТОП-менеджеров

100%

80%

80%

Экономия

0%

5%

17%

Уровень рисков

100%

0%

0%

Достигнутые результаты

В результате первого этапа оптимизации были достигнуты отличные показатели:

· Снижение затрат в части обслуживания офисными водителями на 86%;

· Снижение затрат в части обслуживания персональными водителями на 17%;

· Снижение рисков в части переработок персональных водителей;

· Высокая гибкость в обслуживании персональными водителями.

Кроме того, была существенно снижена нагрузка на вовлеченных сотрудников. В настоящее время компания решает задачу оптимизации корпоративного парка, выделяемого персоналу для личного использования в Москве и регионах.

Как мы видим, изменив технологию использования парка можно весьма существенно сократить затраты компании. Опыт показывает, что, не меняя технологию обслуживания конечных пользователей, за счет снижения косвенных затрат (в основном, ФОТ персонала вовлекаемых подразделений) затраты на транспорт можно сократить почти на 30%. А пересмотрев технологию обслуживания — до 86%, например, за счет отказа от собственных ресурсов.

Арина Бочко, 

руководитель группы маркетинга и продаж компании Raiden 

Статью можно скачать здесь. 




Возврат к списку

Миссия и философия Ценности История успеха Нам- 25! Жизненно важные правила Служба поддержки клиентов Новости Вакансии